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Comment classer et archiver vos documents ?
Vous vous demandez comment bien classer et archiver vos factures, fiches de paie et relevés de banque ? Ranger permet non seulement d’optimiser votre temps et d’améliorer votre productivité mais aussi d’optimiser votre espace. Finies les feuilles volantes sur votre bureau ! Suivez les conseils de La Poste pour classer et archiver efficacement vos documents administratifs.
A quelle fréquence ranger vos documents ?
Pour que votre bureau ne se transforme pas en véritable champ de bataille, une seule règle : ne pas laisser les feuilles s’accumuler. A vous d’établir une « routine » de rangement : toutes les semaines ou tous les jours ? Déterminez la fréquence que vous pouvez allouer au classement. En sachant qu’il vaut mieux en faire un peu tous les jours que perdre du temps une fois par mois. L’archivage quotidien est sans contexte celui que nous vous conseillons. A savoir que certains papiers peuvent être immédiatement jetés. Ne gardez que le strict minimum afin de ne pas vous encombrer. Posez-vous les bonnes questions : est-ce que je dois conserver ce document ? Si oui pendant combien de temps ?
Commencez donc par déterminer quels documents doivent être archivés et pour quelle durée. Ensuite classez vos documents dans des classeurs, des pochettes ou dossiers. Un dossier correspondra à un type de document. Vous pouvez ensuite stocker vos dossiers dans des boites de stockage, organisés par thématiques (banque, assurance, impôt, sécurité sociale, mutuelle, etc.) et années.
Certains papiers peuvent être immédiatement jetés. Un conseil, ne gardez que le nécessaire pour ne pas vous encombrer.
Enfin, en plus de votre tri quotidien, pensez à archiver et effectuer d’autres tris périodiques de vos documents afin de vous débarrasser de ceux qui ne seraient plus d’actualité ou qui seraient arrivés à péremption.
Rangement chronologique, alphabétique ou thématique ?
Il n’existe pas, à proprement parlé, de méthode « type » pour ranger. La meilleure option reste celle où vous réussissez à vous y retrouver facilement. Faites en sorte que votre rangement soit compréhensif et surtout, évolutif. Vous devez, non seulement, pouvoir consulter ultérieurement et facilement vos documents mais aussi, anticiper leur volume. Il existe trois méthodes de rangement :
- classement chronologique ;
- classement alphabétique ;
- classement thématique.
Mais vous pouvez également choisir de trier par thématique et par ordre chronologique.
Quels rangements ?
Vous l’aurez compris, le stockage et l'archivage de vos documents doivent être strictement organisés. Vous devez faire en sorte qu’ils soient faciles à retrouver mais aussi les protéger au mieux afin qu’ils ne se détériorent pas avec le temps. Ainsi, ce ne sont pas les solutions de rangement qu’il manque sur le marché. Tout dépend de vos besoins.
Pour de petits besoins : des pochettes, des chemises, des trieurs ou des protèges-documents suffiront.
Pour des besoins importants : orientez-vous vers des chemises à soufflet, des boîtes intercalaires, des classeurs à anneaux ou des boîtes d’archivage. Il existe également des modules de classement de bureau dotés de plusieurs tiroirs. Cela vous permettra de ranger vos papiers par thématiques.
L’endroit pour stocker vos archives ? Tout dépend du volume et de la place dont vous disposez. Vous pouvez ainsi investir dans :
- des étagères ;
- des range-revues ;
- des caissons mobiles ;
- une bibliothèque ;
- ou une armoire si vous avez beaucoup de documents.
Certains modules de classement de bureau possèdent plusieurs tiroirs dotés de dossiers suspendus et permettent ainsi de ranger par thématiques vos papiers, factures et autres documents. A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés comme des intercalaires ou des marques-pages voire des pastilles adhésives colorées.
Quelle durée pour mes papiers administratifs ?
Nous venons de le voir, accumuler des documents est inutile et contre-productif. Ainsi, vous vous demandez sans doute, pendant combien de temps garder vos papiers ? Voici les différents délais légaux :
| Durée de conservation | Type de document |
|---|---|
| 1 an | Factures de téléphone (fixe et mobile), Internet, certificat de ramonage, taxe d’habitation et taxe foncière |
| 2 ans | Factures petits travaux, relevés d’allocations familiales, papiers de sécurité sociale et de mutuelle |
| 3 ans | PV, déclaration de revenus, avis de redevance audiovisuelle |
| 5 ans | Avis de versement d’allocations familiales, factures d’électricité, de gaz et d’eau, quittances de loyers et charges locatives, contrat de location et état des lieux, cotisations de sécurité sociale |
| 10 ans | Assurance-vie, factures liés au gros œuvre |
| Pendant toute la durée de propriété | Factures achat, factures de réparation, carte grise, documents sur la propriété immobilière |
| Jusqu’à liquidation de la retraite | Bulletins de salaire, contrats de travail, certificats de travail, relevés d’indemnités journalières de maladie et de maternité, accidents de travail |
| Toute la vie | Jugement de divorce, d’adoption, contrat de mariage, livret de famille, diplômes, actes de vente, carnet de vaccination, carnet de groupe sanguin, carnet de santé, carte de sécurité sociale, dossier médicaux, livret militaire, pension civile et militaire |
Vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur le site du gouvernement qui vous détaille tous les papiers à conserver. Vous l’aurez compris, être attentif à la durée de conservation légale de vos documents est primordial. Avec ce tableau en cas de réclamation, litige ou démarches administratives, vous aurez toujours vos papiers sous la main.
Et si vous conserviez vos documents au format numérique ?
Vous manquez de place chez vous pour tout stocker ? Avez-vous pensez à conserver une version digitale de vos documents ? Très pratique la dématérialisation ou numérisation de vos documents importants vous permet de gagner de la place et d’avoir vos papiers dans un endroit sécurisé et non sensible aux incendies, aux pertes ou aux vols.
Avec la dématérialisation, vous recevez vos documents administratifs au format digital (factures, bulletins de salaire ou relevés de compte). Vous pouvez choisir de les déposer sur un « coffre-fort électronique » comme Digiposte qui vous permet d’archiver vos documents et gérer votre vie administrative. Cette application permet de recevoir vos papiers en version numérique et de les classer automatiquement comme vous le désirez.
Quant à la numérisation, elle consiste à convertir des documents physiques en version digitale.
Attention :
D’un point de vue juridique, un papier numérisé n’a pas la même valeur que l’original. Il convient donc de conserver votre document physique si vous souhaitez vous en servir de justificatif.
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