Une lettre de licenciement est un document officiel devant absolument être rédigée et envoyée à la personne concernée pour que la procédure de licenciement soit engagée. Le respect de la procédure et des délais est primordial pour éviter que cette lettre soit contestable et contestée. Suivez l’exemple de La Poste pour vous assurer de suivre la bonne méthode. Explications.
Lettre et procédure
La lettre de licenciement est la preuve officielle et le point de départ de la procédure d’un licenciement. Elle doit obligatoirement être envoyée au salarié concerné afin que celui-ci ait connaissance de la date officielle du lancement de la procédure. Elle permet donc de cadrer la mise en route du processus, car la personne licenciée sera avertie par lettre manuscrite de toutes les informations élémentaires à la bonne conduite de cette démarche.
L’article L. 1232-6 al 1 du Code du travail prévoit l’envoi de cette notification de licenciement au domicile du salarié par le biais d’un recommandé avec avis de réception (LRAR). Cependant, il existe aussi la possibilité de mandater un huissier de justice pour une remise en main propre. Vous pouvez aussi remettre vous-même la lettre en main propre à votre salarié. Si vous optez pour cette dernière solution, vous devez vous assurer de respecter certaines conditions : établir la lettre de licenciement en deux exemplaires, une pour vous et une pour le salarié. Celle conservée par l’employeur doit obligatoirement être accompagnée de la mention « Reçu le… » et être signée par le salarié lorsqu’il viendra la réceptionner.
Qu’il s’agisse d’un courrier LRAR ou d’une remise en main propre, l’acte en lui-même sera considéré comme preuve de lancement de la procédure. Le manquement de cette notification obligatoire entrainera une irrégularité de procédure pouvant même être condamnée auprès d’un tribunal compétent. Ne négligez pas cette étape et n’hésitez pas à vous inspirer de notre modèle de lettre de licenciement.
Sachez aussi que, généralement, une lettre de licenciement intervient après une convocation au préalable en face-à-face entre la direction et l’employé. Cette première étape doit, elle aussi, être notifiée par une lettre officielle et être envoyée à l’employé par courrier recommandé avec avis de réception. À noter que le salarié peut refuser de se présenter à cet entretien, mais vous êtes tout de même obligé de l’organiser et d’en notifier le salarié, afin de respecter toute la procédure de licenciement.
Qu’en est-il des motifs invoqués ?
Pour qu’une lettre de licenciement soit valable en tant que telle, vous êtes impérativement tenu d’énoncer les motifs poussant l’entreprise à prendre de telles mesures. Bien que ces faits aient probablement été déjà évoqués lors de l’entretien préalable au licenciement, cela n’est pas suffisant. Il faut absolument que les motifs soient mis à l’écrit.
Qu’il s’agisse d’un licenciement économique, d’un remaniement de poste ou d’une faute grave de l’employé en question, les motifs doivent être précis, objectifs et matériellement vérifiables. Par exemple, le manque de motivation de l’employé ne pourrait être tenu comme un motif précis et vérifiable.
Vous devez rendre compte de faits notoires et prouvés, car, dans le cadre d’un futur litige, le juge ne se prononcerait que sur les faits que vous aurez énoncés dans votre lettre de licenciement.
Les motifs de licenciement peuvent être les suivants :
• Licenciement pour motif personnel (fondé sur une cause réelle et sérieuse) ;
• Licenciement pour faute (faute simple, faute grave ou faute lourde) ;
• Licenciement hors faute (inaptitude, accident du travail, insuffisance professionnelle, maladie) ;
• Licenciement pour motif économique.
Quand et comment écrire une lettre de licenciement ?
Une fois l’entretien préalable au licenciement effectué entre les deux parties, vous êtes tenu d’envoyer votre courrier rapidement. Si le salarié ne s’est pas présenté à cet entretien, vous pouvez tout de même lancer la procédure, mais vous devrez préciser dans la lettre de licenciement l’absence du salarié lors de l’entretien (en indiquant la date).
Concrètement, vous avez un délai minimal de 2 jours ouvrables suivant cette date de premier entretien. Le délai maximal varie selon le motif invoqué. Voici ce qui est préconisé par la loi :
• Licenciement non-disciplinaire : délai minimal de 2 jours et pas de délai maximal ;
• Licenciement disciplinaire : délai minimal de 2 jours et délai maximal de 1 mois.
Respectez bien ce délai, car tout manquement pourrait être tenu comme faute par un juge si la personne licenciée conteste la manière dont la procédure de licenciement a été mise en place par votre entreprise.
Une fois la lettre envoyée et à compter de la date de réception de cette notification, le salarié est tenu de respecter un délai de préavis durant lequel il est rémunéré. Le préavis applicable court à compter de la réception de la lettre de licenciement, c’est pourquoi il est important d’avoir une preuve écrite que le salarié l’a bien réceptionnée. Selon l’ancienneté du salarié, la durée de préavis est plus ou moins longue :
• Pour une ancienneté de 6 à 24 mois : préavis de 1 mois ;
• Pour une ancienneté supérieure à 24 mois : préavis de 2 mois.
Sachez que si vous décidez de dispenser le salarié licencié de cette période de préavis, vous êtes tenu de lui verser une indemnité compensatrice. Le salarié peut également vous demander d’être dispensé de réaliser le préavis. Si vous l’acceptez, vous n’êtes pas tenu de lui verser une quelconque somme compensatrice à moins que cela soit clairement stipulé dans la convention collective de votre secteur d’activité.
Pour rédiger une lettre de licenciement, voici les informations que votre notification devra obligatoirement comporter :
• La date officielle de la procédure ;
• Le délai de la procédure ainsi que la durée du préavis ;
• Le rappel des droits et des obligations des deux parties ;
• Les différentes étapes du processus ;
• Le ou les motifs de licenciement énoncé très clairement et de façon détaillée ;
• La signature de l’employeur ou du représentant légal.
Modèle de lettre de licenciement gratuit
[Prénom, Nom du représentant]
[Fonction du représentant]
[Adresse de l'entreprise ou du siège social]
[Prénom, Nom du salarié]
[Adresse]
[Lieu], [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Notification de licenciement
Madame / Monsieur,
Nous vous avons convoqué(e) à un entretien préalable en date du [date] auquel vous vous êtes présenté(e). Durant cet entretien, vous étiez assisté(e) de Madame / Monsieur [Prénom, Nom, Qualité] / vous n'étiez pas assisté(e).
[Option : le salarié ne s'est pas présenté à l'entretien préalable] Nous vous avons convoqué à un entretien préalable en date du [date] auquel vous ne vous êtes pas présenté(e).
Nous vous informons de notre décision de vous licencier pour les motifs suivants : [énoncer de manière précise et objective les motifs de licenciement. Ils doivent être identiques à ceux formulés lors de l'entretien préalable].
[Option : Si le salarié est un salarié protégé] Votre licenciement a fait l'objet d'une autorisation de l'inspecteur du travail en date du [date].
Conformément aux règles applicables à votre situation, vous devez effectuer votre préavis d'une durée de [durée], qui débutera à la date de première présentation de cette lettre.
[Option : Vous ne souhaitez pas que le salarié effectue son préavis] Nous vous dispensons d'effectuer votre préavis qui débute le [date présumée de première présentation de cette lettre] et s'achève le [date à compléter en fonction de la durée du préavis]. Votre salaire continuera de vous être versé durant le préavis.
À l'issue de votre période de préavis, vous quitterez les effectifs de l'entreprise. Les documents suivants vous seront remis en main propre ou par courrier : certificat de travail, dernier bulletin de salaire, reçu pour solde de tout compte et attestation destinée à Pôle emploi.
Vous pouvez effectuer une demande de précision des motifs du licenciement énoncés dans la présente lettre, dans les 15 jours suivant sa notification, en envoyant une lettre recommandée. Nous disposerons d’un délai de 15 jours après réception de votre demande pour y donner suite.
Veuillez agréer, Madame / Monsieur, mes salutations distinguées.
[Prénom, Nom du représentant]
[Signature]
En fonction de la situation du salarié que vous souhaitez licencier, vous pouvez adapter votre courrier. Téléchargez le modèle vous convenant :
• La lettre de convocation à un entretien de licenciement ;
• La lettre de licenciement durant une période d’essai.
Élément clé dans la rupture d’un contrat de travail, la lettre de licenciement nécessite d’être rédigée en suivant des règles strictes. Déclencheur de la procédure, c’est lui qui va définir le cadre entre l’employé et l’employeur. Pour être certain de ne rien oublier, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de lettre de licenciement.
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