Comment éviter les éventuels coûts cachés pour vos envois de colis ?

Vous êtes responsable des achats ou de la logistique d’une entreprise et cherchez à anticiper tous les coûts liés à l’envoi de vos colis ? Surtaxe sur le carburant, frais de manutention spéciale, assurance, coût environnemental… Des frais additionnels imprévus impactent parfois la facture finale envoyée par votre transporteur de colis. Découvrez comment les anticiper pour garantir la rentabilité de votre entreprise.  

Quelle est la différence entre les frais réels et les frais cachés ?

Les frais réels représentent les coûts directs et visibles proposés par un transporteur pour une prestation de livraison (frais de transport, coût des emballages…). Ils sont attribués à des postes de dépenses précis et vous sont communiqués à l’avance.

Les frais cachés regroupent d’autres frais appelés coûts indirects (ou non apparents) associés à une prestation de livraison (surtaxe sur le carburant, frais de douane pour des envois hors de l’Union Européenne…).  

Ils peuvent résulter d'un manque de transparence de la part d’un prestataire, c’est pourquoi il est indispensable de vérifier la fiabilité, l’efficacité et la clarté de la politique tarifaire de votre prestataire de livraison.  

Comment calculer le coût d’expédition de vos colis ?  

Plusieurs critères ont une influence sur le coût du transport d’un colis, tels que :  

• Le poids, les dimensions, la valeur et la fragilité de la marchandise que vous expédiez ;  
• La rapidité de livraison souhaitée (standard, express, à une date et une heure précise…) ;
• Le type de livraison (dans la boîte aux lettres de votre client, à une autre adresse, en consigne, en points retrait…) ;
• La destination de l’envoi (France métropolitaine, Outre-mer, Union Européenne, international…) ;  
• Les éventuelles assurances couvrant vos marchandises en cas de perte ou de dommages ;  
• L’accompagnement fourni par le transporteur en cas de problème.  

Quels peuvent être les frais de livraison cachés pour un envoi de colis ?  

Quelques coûts additionnels peuvent parfois vous être facturés par certains transporteurs de colis, comme :  

• Des surtaxes sur le carburant en cas de fluctuation des prix de l’essence ;  
• Des frais de manutention spéciale pour la gestion de colis nécessitant une manipulation particulière en raison de leur taille, de leur poids ou de leur fragilité ;
• Des frais complémentaires pour une livraison en zone éloignée ou difficile d’accès ;
• Une surtaxe pour la remise en boîte aux lettres au domicile de vos clients, plutôt que dans des consignes ;
• Des frais de stockage pour les colis devant être temporairement entreposés par le transporteur ;
• Des frais de retour et de réexpédition en cas d’erreur d’adresse ou d’absence du destinataire au moment de la livraison ;
• Des frais d’assurance pour protéger les marchandises de haute valeur ;
• Des frais de douane et taxes pour des envois de colis vers des pays hors de l’Union Européenne ;  
• Des surtaxes en cas de colis surdimensionné ou surchargé par rapport aux informations que vous avez communiquées ;  

Les coûts cachés ou indirects incluent également les coûts logistiques pouvant être induits par une mauvaise qualité de service de votre transporteur de colis (hausse du volume de retours à gérer par vos équipes, augmentation du nombre de résiliations…). Une fois additionnés, ces frais ont un impact négatif sur votre marge bénéficiaire, votre rentabilité, mais aussi votre image de marque.  
 

Bon à savoir  

Le coût environnemental de vos expéditions de marchandises est également un coût caché à prendre en compte.  

Il est important de limiter l’empreinte carbone de vos expéditions de colis pour atteindre les objectifs de votre politique RSE. Pour cela, il est nécessaire d’opter pour un prestataire logistique éco-responsable, privilégiant par exemple des modes de transport décarbonés (électrique, biogaz, biocarburant…) ou optimisant le rangement des marchandises dans les camions pour transporter davantage de colis lors de chaque trajet. 

Comment éviter ou limiter les coûts cachés pour vos envois de colis ?

Demandez un devis à un prestataire de transport et posez-lui toutes vos questions sur les frais

Avant de vous engager avec un prestataire de transport, demandez-lui un devis et une grille tarifaire détaillés et posez-lui toutes vos questions sur le mode de calcul des tarifs, les frais inclus d’office et ceux pouvant être exigés ultérieurement. Passez attentivement en revue votre contrat avant de le signer.

Voici quelques conseils additionnels pour éviter les éventuels frais cachés :  

• Optez pour un transporteur de colis fiable et éco-responsable afin de limiter les surcoûts logistiques et environnementaux ;
• Privilégiez la signature d’un contrat de long terme et portant sur des volumes d’envois importants avec votre transporteur de colis. Ce type de contrat est généralement plus avantageux en termes de coût ;
• Maintenez une bonne relation avec votre transporteur afin de pouvoir échanger de manière transparente sur d'éventuelles questions ou incompréhensions quant au coût final de la prestation ;  
• Examinez régulièrement vos factures pour identifier les potentiels frais additionnels et surtaxes.

Respectez quelques règles de base lors de la préparation de vos colis

Suivez quelques consignes pour bien préparer vos colis et éviter les possibles surcoûts par rapport au tarif annoncé :  

• Respectez les informations communiquées à votre transporteur concernant votre colis (dimensions, valeur, mode de livraison…) ;
• Protégez vos marchandises avec des matériaux d'emballage de qualité et adaptés à la nature des produits pour éviter les dommages ;
• Formez vos équipes sur les bonnes pratiques pour bien préparer vos envois de colis.

Appuyez-vous sur certaines technologies pour réduire les surcoûts

Pour réduire les possibles coûts cachés :  

• Automatisez la préparation de vos commandes, de l’emballage à l’étiquetage, pour respecter les caractéristiques communiquées à votre transporteur de colis ;
• Adoptez des outils de suivi de budget pour visualiser plus facilement les coûts additionnels ;  
• Analysez les données d’expédition pour identifier les opérations entraînant fréquemment des coûts cachés afin de mieux les anticiper et ajuster votre stratégie ;

Vous pouvez également anticiper le surcoût écologique de vos envois de marchandises pour mieux le réduire, en calculant votre score écologique et en utilisant notre calculateur CO2.