Quelles formules de politesse pour la rédaction d’une lettre ou d’un mail formel ?

Lorsque l’on reçoit un courrier écrit ou un mail, le respect de certains standards est attendu, notamment en matière de formules de politesse. Lettres de motivation, courriers administratifs : comment introduire et conclure une lettre ou un mail ? Quelles formules de politesse utiliser et éviter ?

En introduction

À faire

Vérifier deux fois plutôt qu’une l’orthographe du nom de votre destinataire.
« À l’attention de » : placée en haut à droite de la lettre ou au début de votre mail, cette formule sert à introduire le nom du destinataire, en soumettant la lettre à son attention.

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À éviter

« À l’intention de » au lieu de « à l’attention de » : attention, c’est bien cette deuxième formule qui est la bonne. « à l’intention de » veut plutôt dire « en l’honneur de ».

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La formule d'appel

À faire

« Madame, » ou « Monsieur, » : si vous connaissez l’identité du destinataire de votre lettre ou de votre mail, pensez à changer la formule d’appel en conséquence.
« Madame, Monsieur » : la formulation la plus simple et la plus efficace lorsque vous ne savez pas à qui vous écrivez précisément.
« Monsieur/Madame le Préfet/Proviseur/Juge » : attention, dans l’administration, l’Éducation Nationale, la politique, certaines fonctions viennent avec un titre. Il convient à ce moment-là d’adapter la formule d’appel au titre du destinataire.

Pensez-y : la plupart des fonctions ont maintenant un équivalent féminin : Madame la Proviseure, Madame la Juge… N’hésitez-pas à l’utiliser dans vos courriers et mails.

À éviter

« Cher Monsieur, » ou « Chère Madame, » : ces formulations peuvent sembler trop familières, ou bien commerciales. À utiliser uniquement si vous connaissez bien la personne.
« Monsieur Dupont, » : accoler le nom de votre destinataire à « Monsieur » ou « Madame » donne une formulation un peu trop pompeuse. Préférez la simplicité.

En conclusion

À faire

« Je vous prie d’agréer, » ou « Veuillez recevoir, » ou « Je vous prie de croire, »
« Madame, Monsieur, » : penser à utiliser la même désignation que dans la formule d’appel au début de la lettre ou du mail.
« Dans l’attente de votre réponse » et « Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien » : à insérer au début de la formule de politesse, dans la même phrase. À utiliser lorsque vous attendez une réponse de votre destinataire, ou bien dans une lettre de motivation ou de candidature.

Exemple : Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

À éviter

« Cordialement » et « Bien cordialement » : à réserver pour des lettres ou des mails moins formels.
« l'expression de mes salutations distinguées. » : on peut exprimer ses sentiments, mais pas ses salutations.
« l’expression de mes respectueux hommages » : éviter d’empiler les formules les plus formelles entre elles, au risque de rédiger une conclusion de lettre ou de mail trop pompeuse.
« en l’expression de mes sentiments les meilleurs », « en ma considération distinguée » : la formule juste, lorsque l’on utilise « je vous prie de croire » est « à » et non « en ». Bien différencier « Croire En quelqu’un » de « Croire à l’expression de mes meilleurs sentiments ».