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Comment ranger vos fournitures de bureau ?
Afin de ne plus passer des heures à chercher un document et ainsi, gagner en productivité, découvrez nos 5 astuces de rangement pour un bureau de travail organisé et désencombré.
1. Faire le tri
Tout d’abord, commencez par faire le tri en débarrassant complètement votre bureau. Retirez tout ce qui se trouve et encombre votre espace de travail.
Ensuite, vous pouvez commencer à vous délester de toutes les choses dont vous n’avez plus l’utilité. Il peut s’agir de vieux dossiers que vous conservez « au cas où », de stylos qui ne fonctionnent plus ou de livres que vous n’avez jamais pris le temps de lire.
Faîtes ainsi trois piles :
- Une pile « à garder » ;
- Une pile « à donner » ;
- Une pile « à jeter ».
Le but est de conserver ce que vous utilisez au quotidien à portée de main et de vous séparer de l’inutile. Si vous êtes familier de la méthode Marie Kondo, triez par catégorie cela ira beaucoup plus vite. Si vous n’avez pas utilisé depuis des mois, vous pouvez jeter. Attention à certains papiers tout de même que vous devez conserver parfois à vie.
2. Ranger
Maintenant que vous avez fait du tri, vous pouvez passer au rangement de vos fournitures de bureau. Vous vous demandez sans doute comment ranger et organiser votre bureau ? Voici nos différentes idées de rangement pour votre bureau.
Tout d’abord, vous devez ranger vos affaires le plus simplement possible afin de visualiser rapidement et facilement l’ensemble de vos fournitures. Réfléchissez donc bien à leur disposition. Vous verrez, bien ranger vos objets vous permettra de gagner un temps précieux lors de vos tâches quotidiennes puisqu’ils seront sous vos yeux.
Un seul leitmotiv « chaque chose à sa place et une place pour chaque objet ». Ayez également bien en tête de conserver une surface de bureau bien dégagée. Cette dernière ne doit pas devenir un lieu de stockage.
Par exemple :
- En ce qui concernes les livres, évitez de les laisser sur notre bureau (sauf en cas de nécessité), disposez les plutôt sur une étagère à portée de main ou sur une bibliothèque ;
- Vos dossiers importants peuvent être installés sur des étagères, au-dessus de votre bureau ;
- Gardez vos objets essentiels à portée de main : calculatrice, agenda, bloc-notes, cahiers (au cas-où vous souhaiteriez écrire quelque chose). Autant d’objets bien utiles au quotidien à conserver dans des emplacements ouverts ;
- Installez vos crayons et vos stylos dans une tasse ou dans le premier tiroir de votre bureau ou de votre casier à roulettes afin de les garder tous ensemble et vous assurer de les atteindre facilement et rapidement ;
- Laissez vos trombones et agrafeuses près de votre imprimante avec votre stock de feuilles ;
- Les autres petites fournitures (gomme, ruban adhésif) peuvent être conservées dans des petites boîtes ;
- Pour vos chemises, pochettes et autres trieurs, positionnez-les dans des range-revues.
A la fin de chaque journée, prenez le temps d’organiser votre prochaine journée de travail en rangeant vos affaires à la fin de la journée. Cela ne vous prendra que 2 petites minutes. Vous serez ainsi plus efficace dès votre arrivée au bureau et vous pourrez accomplir beaucoup plus de choses car vous ne perdrez plus de temps à prévoir votre nouvelle journée de travail.
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3. Organiser ses papiers
Maintenant passons à vos papiers qui ont tendance à s’accumuler rapidement. Qui n’a jamais croulé sous les feuilles volantes ? Pourtant avec un peu d’organisation, cela pourrait vite devenir un mauvais souvenir. Alors, comment vous y prendre ? Choisissez un espace dédié à l’ensemble de vos documents selon leur statut :
- A lire (courriers) ;
- A traiter (factures, devis, relances) ;
- A conserver (attestations, fiches de paie, relevés).
Pourquoi ne pas choisir des couleurs différentes afin d’y voir plus clair ? Vous pouvez ainsi les disposer dans des pochettes et les déposer dans des boîtes de rangement dédiées aux archives ou dans des bannettes que vous ne manquerez pas d’étiqueter et de classer par date. De cette façon, vous pourrez réunir l’ensemble des papiers qui auraient tendance à trainer et à envahir votre bureau. Vous pouvez également acheter une perforatrice et des intercalaires pour organiser vos documents. Vos dossiers et classeurs pourront ensuite être conservés dans un placard fermé.
En revanche, n’ayez aucun état d’âme pour le reste de votre paperasse. Conservez uniquement les documents vraiment importants. Jetez les magazines, les publications ou les factures déjà payées depuis plus d’un an.
Bon à savoir :
Attention pour les données confidentielles, mieux vaut utiliser un destructeur de papier.
Si vous pouvez, n’hésitez pas à numériser l’ensemble de vos papiers importants afin de ne pas être obligé de garder sa version papier. Gain de place garanti !
4. Décorer son bureau
Ce n’est pas parce que vous épurez votre bureau que vous ne pouvez pas le personnaliser un peu en le décorant à votre goût. De nombreuses fournitures de bureau peuvent égayer un bureau, tout en étant utiles : des post-it, un pot à crayon ou encore un sous-main.
Vous pouvez également investir dans des plantes vertes. En plus de réduire votre stress, elles contribueront également à booster votre productivité et votre créativité. Que des avantages !
Enfin, n’hésitez pas à placer quelques objets qui vous tiennent à cœur, comme un cadre avec des photos de votre famille ou de vos amis. En effet, n’oubliez pas que vous devez vous sentir bien à votre bureau et donc en fait un endroit agréable à vivre et donc à travailler. Attention, votre bureau ne doit pas pour autant devenir un musée d’objets.
5. Choisir des rangements
Quels rangements choisir pour l’ensemble de vos fournitures ? Outre les tiroirs de votre bureau ou à défaut un casier à roulettes, les objets du quotidien que vous possédez en double ou en triple peuvent être rangés dans une armoire qui vous servira de stock. Après tout dépend de la quantité de fournitures que vous possédez et l’espace dont vous disposez. Vous vous demandez comment bien ranger une armoire à fournitures ? Afin que cela ne devienne pas rapidement le bazar, suivez ces quelques conseils :
- Les objets légers et peu utilisés en haut ;
- Les fournitures courantes au milieu (à portée de main) ;
- Les objets lourds, moins utilisés, en bas.
En plus du gros mobilier, vous pouvez également investir dans ces quelques rangements de bureau :
- boîtes de rangement ;
- chemises, classeurs, pochettes transparentes ;
- organisateurs de courrier et de bureau ;
- bannettes ;
- étiqueteuse ;
- et une corbeille à papier.
Vous l’aurez compris, ranger est indispensable pour votre bien-être et votre productivité. Une fois votre bureau rangé, veillez tout de même à garder de bonnes habitudes. Adoptez une routine, comme un classement hebdomadaire de votre courrier, documents et dossiers, par exemple. Ne laissez pas de nouvelles piles se former !
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