La dématérialisation des documents RH : pratique et économique

Économiser du papier et gagner de la place en passant au numérique

Lorsque les documents RH ne sont pas dématérialisés, ce sont plusieurs dizaines de documents papiers par an qui s’échangent entre un employeur et ses salariés. Mais comment s’en passer ? Impossible, car il s’agit de documents d’ordre légal qui ne peuvent pas passer à la trappe. Comment y remédier ? La dématérialisation des documents RH est la solution idéale pour économiser du papier, rendre accessibles les informations au plus grand nombre et sécuriser les données dans un coffre numérique. Et cela, peu importe la taille de votre entreprise !

France Num a établi un baromètre global sur le numérique dans les TPE PME avant COVID et après crise sanitaire. On constate une évolution significative. Quand 68 % des dirigeants voyaient déjà un réel bénéfice du numérique dans leur quotidien en 2020, ils étaient 78 % un an après. Néanmoins, ils restent peu équipés en logiciel de gestion puisqu’en 2021, seuls 24 % des chefs d’entreprise possèdent un logiciel spécifique. Malgré tout, 95 % d’entre eux travaillent avec une solution en ligne, à l’instar du tableur Excel par exemple pour un accès rapide aux informations.

Et vous, où en êtes-vous de votre passage au numérique ?

Comprendre le principe de la dématérialisation des documents RH

Qu'est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation, c’est le processus qui permet de produire et de distribuer directement en numérique des documents historiquement imprimés. Dans le contexte des ressources humaines, cela signifie ne plus imprimer des documents comme les bulletins de paie ou contrats, mais les distribuer au format numérique, et les faire signer électroniquement le cas échéant.

Quels documents peuvent être dématérialisés ?

Dématérialiser des documents est un procédé courant et simple. Les solutions Pro du Groupe La Poste vous accompagne dans la digitalisation et l’archivage de tous vos documents RH :

• bulletins de paie ;
• contrats de travail ;
• attestations employeur ;
• attestations de salaire ;
• notes d’information ;
• Bulletin Social individualisé ;
• Annexes personnalisées.

Les avantages de la dématérialisation des documents RH

La dématérialisation des documents RH offre plusieurs avantages intéressants aussi bien pour vous dirigeant que pour vos collaborateurs : gain de temps, gage de fiabilité, garantie pour les salariés.

Avantages pour le dirigeant d'entreprise

La digitalisation est un fort atout pour les dirigeants d'entreprise :

• Optimisation des processus : fini le temps perdu à gérer des montagnes de documents physiques. Avec la dématérialisation, tout est à portée de clic, ce qui permet une recherche et une récupération des documents en un éclair.
• Sécurisation des données : les documents numériques sont stockés dans des environnements sécurisés, réduisant considérablement le risque de perte ou de dommage. De plus, cela garantit une meilleure conformité aux réglementations de protection des données. Un vrai plus pour la tranquillité d'esprit !
• Réduction des coûts : moins d'espace de stockage physique nécessaire, moins de dépenses liées à l'impression et à l'expédition des documents. La dématérialisation est synonyme d'économies substantielles.

La dématérialisation des documents RH est une solution moderne qui offre de multiples avantages, tant sur le plan pratique que financier.

Avantages pour le salarié

La dématérialisation n'est pas seulement bénéfique pour vous, elle l'est aussi pour vos employés en leur offrant une expérience collaborateur optimale :

• Accessibilité et gestion des documents : tel un coffre numérique, les documents sont accessibles à tout moment et en tout lieu. Plus besoin de fouiller dans des dossiers physiques pour trouver ce dont ils ont besoin (bulletins de paie, contrat de travail, notes de frais, etc.). L’accès digital facilite grandement la consultation et la gestion des documents RH.
• Organisation optimale des documents : avec la dématérialisation, dire adieu au désordre devient facile. Les employés peuvent classer, rechercher et récupérer leurs informations en un clin d'œil, ce qui se traduit par une amélioration significative de leur productivité.
• Collaboration fluide : les documents dématérialisés peuvent être partagés et modifiés en temps réel. Cela favorise une collaboration et une communication fluides au sein des équipes.

Comment le groupe La Poste accompagne-t-il les entreprises dans la dématérialisation ?

La Poste Pro accompagne tous les professionnels pour l’optimisation des processus RH. Artisan, profession libérale, commerçant ou chef d’entreprise, nous répondons à tous les besoins en matière de dématérialisation.

Quelques exemples :

• Vous êtes ébéniste : numérisez les contrats de travail de vos salariés et faites-les signer électroniquement pour rendre la gestion de votre entreprise plus simple et moins encombrée.
• Vous possédez une boutique de vêtements : bulletins de paie et contrats de travail numérisés permettent un accès facile et sécurisé pour vos salariés.
• Vous êtes avocat : numérisez et stockez en toute sécurité vos documents sensibles tels que les bilans sociaux individuels (BSI). Cela vous garantit une conformité optimale et une récupération facile des documents.
• Vous êtes chef d’entreprise : nous permettons à vos salariés de numériser leurs documents à l’instar du BSI ou de la notice d’information de mutuelle par exemple.

La dématérialisation des documents RH est une étape importante pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. L’idéal est d’être accompagné par des experts. La Poste Pro met cette expertise à votre service pour vous faciliter l’accès au numérique. N’attendez plus pour rendre concret votre projet de dématérialisation !

La dématérialisation des documents RH est une étape importante pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. L’idéal est d’être accompagné par des experts. La Poste Pro met cette expertise à votre service pour vous faciliter l’accès au numérique. N’attendez plus pour rendre concret votre projet de dématérialisation !