Facture électronique : mode d'emploi pour se mettre en conformité dès maintenant

E-invoicing ou e-facturation : qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Selon le code général des impôts, une facture électronique, qui a la même valeur qu’une facture papier, est « une facture émise, reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées ».  

 
Pour l’essentiel, ces données restent inchangées par rapport à une facture traditionnelle, à l’exception de quatre mentions supplémentaires : 

• le numéro SIREN ; 
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ; 
• l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ; 
• le paiement de la taxe d'après les débits lorsque le prestataire a opté pour celui-ci (autrement dit, lorsque la TVA collectée est exigible à compter de la date d'émission de la facture). 

Notez que votre facture devra être compréhensible par l’intelligence artificielle (IA). Ce qui signifie qu’elle devra être éditée de manière à ce que l’IA puisse clairement identifier les différentes zones où sont renseignés votre numéro de TVA intracommunautaire, le montant hors taxes, le montant TTC, etc. Vos outils de réception et d’émission de factures devront donc être adaptés pour respecter ce format. 

Facture électronique, facture numérique, facture dématérialisée : est-ce la même chose ?

Les formats de factures dits “non-structurés” (de type JPEG ou PDF) ne seront bientôt plus autorisés pour les PME /TPE. 

Seules le seront : 

• La facture électronique « au format structuré ». Autrement dit, celles qui contiennent une structure numérique sécurisée destinée à faciliter l’échange de données informatisées (EDI). 
• La facture électronique « au format hybride » ou « format mixte », c’est-à-dire composée d’un fichier PDF adossé à un fichier XML (contenant les données structurées de la facture), lui permettant d’être lue par un humain comme par un logiciel. 

E-invoicing et E-reporting : est-ce la même chose ?

E-invoicing et e-reporting sont bien deux obligations légales mais elles renvoient à des réalités différentes.  

• L’e-invoicing est l’obligation de facturation électronique pour les transactions domestiques réalisées entre assujettis à la TVA, et de transmission à l'administration des données de facturation. Notons qu’une transaction est dite “domestique” lorsqu’elle est réalisée ou présumée réalisée sur le sol français. 

• L’e-reporting définit l’obligation de transmettre à l’administration fiscale les informations relatives aux transactions non-concernées par l'e-invoicing, à savoir les transactions entre professionnels non domestiques (opérations réalisées ou présumées réalisées hors du sol français) et les transactions avec les particuliers (opérations réalisées avec une personne non assujettie).

Nouvelle réglementation relative à la dématérialisation de la facturation : de quoi parle-t-on pour les TPE/PME ?

Vous serez concerné très prochainement par la dématérialisation des factures si vous répondez à ces trois conditions : 

• vous réalisez des opérations avec d’autres entreprises ; 
• vous réalisez des opérations sur le territoire national ; 
• vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, y compris les micro-entreprises et les Entreprises Individuelles exonérées de TVA. 

Facturation électronique obligatoire : comment les TPE et PME peuvent-elles se mettre en conformité ?

Pour bien intégrer la réforme quand on est auto-entrepreneur et/ou à la tête d’une entreprise unipersonnelle, il est nécessaire de bien anticiper et se mettre en conformité dès que possible. 

Dans un premier temps, vous devrez utiliser une plateforme de dématérialisation afin de recevoir vos e-factures. 

Si vous ne disposez pas encore de solution de facturation compatible, deux options se présentent à vous.  

• comme vu plus haut, la première consiste à utiliser le portail Chorus Pro, qui est destiné aux échanges avec l'État et convient davantage aux petites structures;  
• la seconde option est de faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), agréée par l'administration fiscale. 

La PDP jouera un rôle d'intermédiaire entre vous, votre client et le Portail Public de Facturation (PPF), et pourra également effectuer le e-reporting requis par l'administration fiscale. Sachez que vous aurez la possibilité de choisir des solutions distinctes pour la réception et l'émission des factures électroniques, offrant ainsi une plus grande flexibilité à votre entreprise. 

Si vous utilisez déjà un logiciel certifié pour les factures électroniques, assurez-vous également que votre fournisseur s'engage à devenir une plateforme de dématérialisation partenaire agréée (PDP), ce qui garantira une transition en douceur vers la nouvelle norme. 

Opter pour l’e-facturation vous permettra non seulement d’être en conformité avec la réglementation mais aussi de gagner en efficacité et de moderniser vos échanges commerciaux. Grâce aux solutions sécurisées du Groupe La Poste, soyez accompagné dans la digitalisation de vos démarches administratives ! Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez un conseiller Pro en appelant le 3634*.